Avaliação de fornecedor

Objetivo

Este tópico foi criado para ajudá-lo a entender as funcionalidades e recursos do módulo de avaliação de fornecedores do nosso sistema.

Resultado esperado

Cadastrar fornecedores, avaliar realizar avaliações, adicionar riscos e anexar documentos relacionados a cada fornecedor.

Pré-requisitos

Para criação de formulários o usuário precisa estar associado a um grupo com a permissão de acesso e gravação ao módulo: Gestão Fornecedores > Avaliação de Fornecedor.

Cadastro de fornecedores

1. Navegue até a tela: Gestão Fornecedores > Avaliação de fornecedor. 
2. Para cadastrar o formulário, deve-se clicar no botão + Cadastrar fornecedor.
3.  Na aba dados cadastrais, preencher as seguintes informações:
   1. Nome do fornecedor (obrigatório).
   2. CNPJ (obrigatório).
   3. País (obrigatório).
   4.  Tipo do fornecedor (obrigatório).
   5. Nome representante (obrigatório).
   6. E-mail (obrigatório).
   7. Telefone.
   8. Nome encarregado de dados.
   9. E-mail do encarregado de dados.
   10. Habilitar o componente InputSwitch caso o fornecedor esteja ativo (por padrão vem habilitado com ativo.
4. Após preenchido os campos obrigatórios, deve-se clicar no botão Salvar para que as informações sejam gravadas.
5. Ou, clicar no botão Cancelar, para cancelar o cadastro.

Anexo de documentos de fornecedores

1. Navegue até a tela: Gestão Fornecedores > Avaliação de fornecedor.
2. Identificar o fornecedor desejado e clicar no botão Editar (ícone lápis).
3. Navegar até a aba Anexos.
4. Clicar no botão + Cadastrar anexo.
5. Informar a descrição do anexo.
6. Clicar no botão + Selecionar arquivo.
7. Escolher o anexo desejado respeitando o tamanho e formato definido pelo sistema.
   1. Após carregado o anexo, o sistema oferecerá a possibilidade de clicar no botão baixar anexo ou clicar no botão remover anexo.
8. Após preenchido os campos obrigatórios, deve-se clicar no botão Aplicar para que as informações sejam gravadas.
9. Ou, clicar no botão Cancelar, para cancelar o cadastro.

O tamanho do arquivo não poderá exceder os 10 MB. Os formatos suportados são: *.gif, *.jpeg, *.jpg, *.png, *.bpm, *.tiff, *.svg, *.msg, *.eml, *.txt, *.doc, *.docx, *.rtx, *.rtf, *.csv, *.xls, *.xlsx, *.odt, *.xlw, *.ppt, *.pptx, *.pdf.

O sistema exibirá na aba anexos todos os documentos vinculados ao fornecedor. O usuário conseguirá baixar, editar a informação ou excluir o anexo. 

Riscos e mitigação de fornecedores

1. Navegue até a tela: Gestão Fornecedores > Avaliação de fornecedor.
2. Identificar o fornecedor desejado e clicar no botão Editar (ícone lápis).
3. Navegar até a aba riscos e mitigação.
4. Clicar no botão + Cadastrar risco .
5. Informe o risco identificado (obrigatório).
6. Forneça uma descrição detalha do risco (obrigatório).
7. Informe a categoria do risco.
8. Estabeleça uma nota, de 1 a 10, para a gravidade, ocorrência e detecção do risco com base na metodologia FMEA (obrigatório).
9. Após preenchido os campos obrigatórios, deve-se clicar no botão Aplicar para que as informações sejam gravadas.
10. Ou, clicar no botão Cancelar, para cancelar o cadastro.

O sistema exibirá na aba risco e mitigação, todos os riscos vinculados ao fornecedor. O usuário conseguirá editar ou excluir o risco desde que ele não esteja sendo É importante salientar que só poderão ser excluídos os riscos que não tiverem tratamento em andamento, ou seja, somente ocorrências com status “nova”, que estejam vinculadas ao risco, poderão ser excluídas.

O usuário poderá escolher a melhor forma de pesquisa, pelo “Nome Risco do Processo”, “Descrição do Risco”, “Gravidade FMEA”, “Fator Gravidade”, ”Ocorrência FMEA”, “Fator Ocorrência”, “Detecção FMEA”, “Fator Detecção” ou “Prioridade Risco”.

Avaliação de fornecedores

O Sistema permite que o usuário responda as avaliações dos fornecedores via sistema ou importar um arquivo em excel com as informações preenchidas pelo fornecedor. Para a primeira opção, seguir os seguintes passos:

1. Navegue até a tela: Gestão Fornecedores > Avaliação de fornecedor.
2. Identificar o fornecedor desejado e clicar no botão Editar (ícone lápis).
3. Navegar até a aba Avaliações.
4. Clicar no botão + Nova avaliação.
5. Selecione o formulário disponível para avaliação.
6. Responda as perguntas.
7. Clicar no botão Aplicar para que as informações sejam gravadas.
8. Ou, clicar no botão Cancelar, para cancelar o cadastro.

Na tabela histórico de avaliações estará disponível a avaliação do fornecedor para tratativas.

Caso seja feita via opção 2, seguir os seguintes passos:

1. Navegue até a tela: Gestão Fornecedores > Formulário fornecedor.
2. Selecione o formulário desejado e clique no botão Baixar formulário fornecedor.
3. Envie o formulário para o fornecedor preencher a avaliação.
4. Após recebido a planilha preenchida pelo fornecedor, Navegue até a tela: Gestão Fornecedores > Avaliação de fornecedor.
5. Identificar o fornecedor desejado e clicar no botão Editar (ícone lápis).
6. Navegar até a aba Avaliações.
7. Clicar no botão Importar excel.
8. Selecione a planilha com a avaliação do fornecedor.

Na tabela histórico de avaliações estará disponível a avaliação do fornecedor para tratativas.

Instrução para preenchimento da planilha

A planilha irá conter as seguintes colunas:

• Descrição informativa da pergunta (campo informativo).
• Tipo da pergunta (campo informativo).
  • Cada célula da coluna vem com um comentário com instruções para o preenchimento da resposta.
• A pergunta é obrigatória (campo informativo).
• Campo para resposta.

É importante que o usuário se atente para o tipo da pergunta e se ela possui validação de dados (perguntas tipo: numérica, texto curto e texto longo) deverá ser preenchida de acordo com a validação para que a importação da planilha tenha êxito. Seguem os formatos de validação abaixo: 

• CNPJ: 24.976.711/0001-64
• CPF: 795.044.470-31
• Telefone: (11) 99410-0775
• Email: suporte@md2.com.br
  

O formato de arquivo xlsm. é uma extensão de arquivo do Microsoft Excel que indica que o arquivo é uma pasta de trabalho do Excel habilitada para macros. Ao abrir um arquivo xlsm., o Excel normalmente exibirá um aviso de segurança indicando que o arquivo contém macros habilitadas e pedindo que o usuário permita ou desative as macros antes de continuar. Isso ocorre porque as macros podem ser usadas para executar código malicioso ou prejudicial se não forem cuidadosamente verificadas e confiáveis. Siga o procedimento, para habilitar a macro através do link: Suporte Microsoft

Tratativas das avaliações de fornecedores

1. Navegue até a tela: Gestão Fornecedores > Avaliação de fornecedor.
2. Identificar o fornecedor desejado e clicar no botão Editar (ícone lápis).
3. Navegar até a aba Avaliações.
4. Selecione a avaliação disponível clicando no botão Tratar avaliação.

Será aberto a avaliação do fornecedor para a realização da tratativa. Na aba avaliação,Para cada pergunta selecionar o status de conformidade, sendo os status: Conforme, Parcial Conforme e Não conforme (Obrigatório).

1. Preencher comentários sobre a avaliação.
2. Para uma boa navegação em tela, o usuário poderá minimizar a avaliação clicando no botão minimizar.
3. Ou, para visualizar novamente a pergunta da avaliação, clicar no botão maximizar.

Na aba controle e conclusão:

1. Fornecer feedback da avaliação clicando no botão Incluir feedback (ícone +).
   1. Será enviado um msg para o fornecedor notificando-o sobre a finalização da avaliação.
   2. Clicar no botão Aplicar feedback.
   3. Ou, clicar no botão Cancelar feedback para desfazer a mensagem.
   4. Selecionar status da avaliação sendo os status disponíveis: Aprovado, Reprovado ou Em andamento.
2. Concluir a avaliação clicando no checkbox concluir essa avaliação?.
3. Após preenchido os campos obrigatórios, deve-se clicar no botão Salvar para que as informações sejam gravadas.
4. Ou, clicar no botão Cancelar, para cancelar a gravação das informações.

Histórico das avaliações de fornecedores

1. Navegue até a tela: Gestão Fornecedores > Avaliação de fornecedor.
2. Identificar o fornecedor desejado e clicar no botão Editar (ícone lápis).
3. Navegar até a aba Avaliações.

O sistema exibirá na aba avaliações todo o histórico de avaliações do fornecedor. Serão apresentadas as seguintes informações na tabela:

• Data de abertura.
• Identificação.
• Usuário atribuído.
• Status da avaliação.
• Número de protocolo.

Excluindo avaliações de fornecedores

1. Navegue até a tela: Gestão Fornecedores > Avaliação de fornecedor.
2. Identificar o fornecedor desejado e clicar no botão Editar (ícone lápis).
3. Navegar até a aba Avaliações.
4. Para avaliação desejada clique no botão Excluir.
5. Aparecerá um modal de exclusão de avaliação. forneça uma justificativa (obrigatório) e clique no botão Sim para confirmar a exclusão da avaliação.
6. Ou, clique no botão Não para cancelar a exclusão.

Próximas etapas  

• ·        Link para Dashboard de Fornecedores.

Conteúdo recomendado

• ·        Link para tratamento de ocorrências.

• ·        Link para configuração de validação de campos.

• ·        Link para gestão de riscos.

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