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Avaliação de fornecedor

Objetivo

Este tópico foi criado para ajudá-lo a entender as funcionalidades e recursos do módulo de avaliação de fornecedores do nosso sistema.

Resultado esperado

Cadastrar fornecedores, avaliar realizar avaliações, adicionar riscos e anexar documentos relacionados a cada fornecedor.

Pré-requisitos

Para criação de formulários o usuário precisa estar associado a um grupo com a permissão de acesso e gravação ao módulo: Gestão Fornecedores > Avaliação de Fornecedor.

Cadastro de fornecedores
  1. Navegue até a tela: Gestão Fornecedores > Avaliação de fornecedor. Avaliação de fornecedor.png
  2. Para cadastrar o formulário, deve-se clicar no botão + Cadastrar fornecedor.Avaliação de fornecedor - Dados Cadastrais (1).png
  3.  Na aba dados cadastrais, preencher as seguintes informações:
    1. Nome do fornecedor (obrigatório).
    2. CNPJ (obrigatório).
    3. País (obrigatório).
    4.  Tipo do fornecedor (obrigatório).
    5. Nome representante (obrigatório).
    6. E-mail (obrigatório).
    7. Telefone.
    8. Nome encarregado de dados.
    9. E-mail do encarregado de dados.
    10. Habilitar o componente InputSwitch caso o fornecedor esteja ativo (por padrão vem habilitado com ativo.
  4. Após preenchido os campos obrigatórios, deve-se clicar no botão Salvar para que as informações sejam gravadas.
  5. Ou, clicar no botão Cancelar, para cancelar o cadastro.
Anexo de documentos de fornecedores
  1. Navegue até a tela: Gestão Fornecedores > Avaliação de fornecedor.
  2. Identificar o fornecedor desejado e clicar no botão Editar (ícone lápis).
  3. Navegar até a aba Anexos.
  4. Clicar no botão + Cadastrar anexo.Avaliação de fornecedor - Anexos.png
  5. Informar a descrição do anexo.
  6. Clicar no botão + Selecionar arquivo.Avaliação de fornecedor - Anexos 2.png
  7. Escolher o anexo desejado respeitando o tamanho e formato definido pelo sistema.
    1. Após carregado o anexo, o sistema oferecerá a possibilidade de clicar no botão baixar anexo ou clicar no botão remover anexo.
  8. Após preenchido os campos obrigatórios, deve-se clicar no botão Aplicar para que as informações sejam gravadas.
  9. Ou, clicar no botão Cancelar, para cancelar o cadastro.

O tamanho do arquivo não poderá exceder os 10 MB. Os formatos suportados são: *.gif, *.jpeg, *.jpg, *.png, *.bpm, *.tiff, *.svg, *.msg, *.eml, *.txt, *.doc, *.docx, *.rtx, *.rtf, *.csv, *.xls, *.xlsx, *.odt, *.xlw, *.ppt, *.pptx, *.pdf.

O sistema exibirá na aba anexos todos os documentos vinculados ao fornecedor. O usuário conseguirá baixar, editar a informação ou excluir o anexo. 

Avaliação de fornecedor - Anexos 3.png

Riscos e mitigação de fornecedores
  1. Navegue até a tela: Gestão Fornecedores > Avaliação de fornecedor.
  2. Identificar o fornecedor desejado e clicar no botão Editar (ícone lápis).
  3. Navegar até a aba riscos e mitigação.
  4. Clicar no botão + Cadastrar risco .Avaliação de fornecedor - Riscos.png
  5. Informe o risco identificado (obrigatório).
  6. Forneça uma descrição detalha do risco (obrigatório).
  7. Informe a categoria do risco.
  8. Estabeleça uma nota, de 1 a 10, para a gravidade, ocorrência e detecção do risco com base na metodologia FMEA (obrigatório).
  9. Após preenchido os campos obrigatórios, deve-se clicar no botão Aplicar para que as informações sejam gravadas.
  10. Ou, clicar no botão Cancelar, para cancelar o cadastro.

O sistema exibirá na aba risco e mitigação, todos os riscos vinculados ao fornecedor. O usuário conseguirá editar ou excluir o risco desde que ele não esteja sendo É importante salientar que só poderão ser excluídos os riscos que não tiverem tratamento em andamento, ou seja, somente ocorrências com status “nova”, que estejam vinculadas ao risco, poderão ser excluídas.

O usuário poderá escolher a melhor forma de pesquisa, pelo “Nome Risco do Processo”, “Descrição do Risco”, “Gravidade FMEA”, “Fator Gravidade”, ”Ocorrência FMEA”, “Fator Ocorrência”, “Detecção FMEA”, “Fator Detecção” ou “Prioridade Risco”.

Avaliação de fornecedores

O Sistema permite que o usuário responda as avaliações dos fornecedores via sistema ou importar um arquivo em excel com as informações preenchidas pelo fornecedor. Para a primeira opção, seguir os seguintes passos:

  1. Navegue até a tela: Gestão Fornecedores > Avaliação de fornecedor.
  2. Identificar o fornecedor desejado e clicar no botão Editar (ícone lápis).
  3. Navegar até a aba Avaliações.Avaliação de Fornecedor - Tratataiva 1.png
  4. Clicar no botão + Nova avaliação.Avaliação de Fornecedor - Selecionar formulário.png
  5. Selecione o formulário disponível para avaliação.
  6. Responda as perguntas.Avaliação de Fornecedor - preenchimento de Avaliação.png
  7. Clicar no botão Aplicar para que as informações sejam gravadas.
  8. Ou, clicar no botão Cancelar, para cancelar o cadastro.

Na tabela histórico de avaliações estará disponível a avaliação do fornecedor para tratativas.

Caso seja feita via opção 2, seguir os seguintes passos:

  1. Navegue até a tela: Gestão Fornecedores > Formulário fornecedor.
  2. Selecione o formulário desejado e clique no botão Baixar formulário fornecedor.cadastro de avaliação (1).png
  3. Envie o formulário para o fornecedor preencher a avaliação.
  4. Após recebido a planilha preenchida pelo fornecedor, Navegue até a tela: Gestão Fornecedores > Avaliação de fornecedor.
  5. Identificar o fornecedor desejado e clicar no botão Editar (ícone lápis).
  6. Navegar até a aba Avaliações.
  7. Clicar no botão Importar excel.Avaliação de Fornecedor - Tratataiva 1.png
  8. Selecione a planilha com a avaliação do fornecedor.

Na tabela histórico de avaliações estará disponível a avaliação do fornecedor para tratativas.

Instrução para preenchimento da planilha

A planilha irá conter as seguintes colunas:

  • Descrição informativa da pergunta (campo informativo).
  • Tipo da pergunta (campo informativo).
    • Cada célula da coluna vem com um comentário com instruções para o preenchimento da resposta.
  • A pergunta é obrigatória (campo informativo).
  • Campo para resposta.

Avaliação de fornecedor - planilha.png

É importante que o usuário se atente para o tipo da pergunta e se ela possui validação de dados (perguntas tipo: numérica, texto curto e texto longo) deverá ser preenchida de acordo com a validação para que a importação da planilha tenha êxito. Seguem os formatos de validação abaixo: 

  • CNPJ: 24.976.711/0001-64
  • CPF: 795.044.470-31
  • Telefone: (11) 99410-0775
  • Email: suporte@md2.com.br

O formato de arquivo xlsm. é uma extensão de arquivo do Microsoft Excel que indica que o arquivo é uma pasta de trabalho do Excel habilitada para macros. Ao abrir um arquivo xlsm., o Excel normalmente exibirá um aviso de segurança indicando que o arquivo contém macros habilitadas e pedindo que o usuário permita ou desative as macros antes de continuar. Isso ocorre porque as macros podem ser usadas para executar código malicioso ou prejudicial se não forem cuidadosamente verificadas e confiáveis. Siga o procedimento, para habilitar a macro através do link: Suporte Microsoft

Tratativas das avaliações de fornecedores
  1. Navegue até a tela: Gestão Fornecedores > Avaliação de fornecedor.
  2. Identificar o fornecedor desejado e clicar no botão Editar (ícone lápis).
  3. Navegar até a aba Avaliações.
  4. Selecione a avaliação disponível clicando no botão Tratar avaliação.Avaliação de Fornecedor - Tratataiva 1 (1).png

Será aberto a avaliação do fornecedor para a realização da tratativa. Na aba avaliação,Para para cada pergunta selecionar o status de conformidade, sendo os status: Conforme, Parcial Conforme e Não conforme (Obrigatório).

  1. Preencher comentários sobre a avaliação.
  2. Para uma boa navegação em tela, o usuário poderá minimizar a avaliação clicando no botão minimizar.
  3. Ou, para visualizar novamente a pergunta da avaliação, clicar no botão maximizar.Avaliação de Fornecedor - Tratatativa 2.png

Na aba controle e conclusão:

  1. Fornecer feedback da avaliação clicando no botão Incluir feedback (ícone +).Avaliação de Fornecedor - Controle e conclusão.png
    1. Será enviado um msg para o fornecedor notificando-o sobre a finalização da avaliação.
    2. Clicar no botão Aplicar feedback.
    3. Ou, clicar no botão Cancelar feedback para desfazer a mensagem.
    4. Selecionar status da avaliação sendo os status disponíveis: Aprovado, Reprovado ou Em andamento.
  2. Concluir a avaliação clicando no checkbox concluir essa avaliação?.
  3. Após preenchido os campos obrigatórios, deve-se clicar no botão Salvar para que as informações sejam gravadas.
  4. Ou, clicar no botão Cancelar, para cancelar a gravação das informações.
Histórico das avaliações de fornecedores
  1. Navegue até a tela: Gestão Fornecedores > Avaliação de fornecedor.
  2. Identificar o fornecedor desejado e clicar no botão Editar (ícone lápis).
  3. Navegar até a aba Avaliações.Avaliação de Fornecedor - Tratataiva 1 (1).png

O sistema exibirá na aba avaliações todo o histórico de avaliações do fornecedor. Serão apresentadas as seguintes informações na tabela:

  • Data de abertura.
  • Identificação.
  • Usuário atribuído.
  • Status da avaliação.
  • Número de protocolo.
Excluindo avaliações de fornecedores
  1. Navegue até a tela: Gestão Fornecedores > Avaliação de fornecedor.
  2. Identificar o fornecedor desejado e clicar no botão Editar (ícone lápis).
  3. Navegar até a aba Avaliações.
  4. Para avaliação desejada clique no botão Excluir.Confirmação de exclusão - Avaliação.png
  5. Aparecerá um modal de exclusão de avaliação. forneça uma justificativa (obrigatório) e clique no botão Sim para confirmar a exclusão da avaliação.
  6. Ou, clique no botão Não para cancelar a exclusão.
Próximas etapas  
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