Metodologia recomendada para formalização de processos e tratamento de dados

1. Introdução

A formalização de processos de negócio é uma etapa crucial para garantir a eficiência e a conformidade nas operações de qualquer organização. No cenário atual, onde a proteção de dados pessoais é fundamental, detalhar minuciosamente cada processo se torna ainda mais importante. O MD2 Quality Manager surge como uma ferramenta essencial para auxiliar as empresas na formalização dos processos de negócio, permitindo uma abordagem visual e estruturada que facilita a gestão e o tratamento de dados de maneira assertiva e conforme as exigências da LGPD.

 Este documento apresenta como o MD2 Quality Manager pode ser utilizado para mapear e detalhar processos, subprocessos, atividades e tarefas, proporcionando uma visão clara e precisa do fluxo de dados dentro da organização. Através de uma formalização estruturada, é possível garantir que todos os tratamentos de dados estejam devidamente documentados e alinhados com as diretrizes da ANPD.

 Além disso, exploraremos a importância da melhoria contínua como um pilar fundamental para a evolução do programa de adequação à LGPD. A implementação de práticas de revisão e atualização constantes assegura que os processos permaneçam em conformidade com as normas e melhores práticas, promovendo a segurança e a eficiência no tratamento de dados pessoais.

2. Formalização de processos

O MD2 Quality Manager disponibiliza recursos que permitem às empresas formalizar seus processos de maneira visual e estruturada. A seguir, apresentamos a lógica para a formalização dos processos:

• Estrutura organizacional 

• Processo (macro e detalhado)

  • Subprocesso

  • Atividade

  • Tarefa

• Recursos adicionais

Estrutura organizacional

A estrutura organizacional refere-se ao modo como uma empresa é dividida, organizada e gerenciada internamente. No MD2 Quality Manager, é possível cadastrar departamentos, setores e até subsetores, garantindo que cada nível da empresa esteja representado de acordo com a realidade operacional. Além disso, o sistema permite definir os papéis e responsabilidades dos colaboradores e gerenciar os privilégios de acesso aos módulos do sistema, assegurando uma administração eficiente e segura.

Processo

Segundo o PMBOK, Um processo de negócio é definido como um conjunto de ações e atividades inter-relacionadas que são executadas meticulosamente para alcançar um resultado, produto ou serviço específico. Essas atividades começam a partir de entradas (inputs) que, ao consumirem recursos, agregam valor ao serem transformadas em um bem, informação ou serviço desejado. Esse conceito é crucial para a entrega de valor tanto ao usuário final quanto à sociedade, alinhando-se com os objetivos estratégicos e operacionais da organização.

Figura 1- Formalização de processos no MD2 Quality Manager

No MD2 Quality Manager, a construção de um processo de negócio é amplamente facilitada através de funcionalidades que permitem não apenas o cadastro do processo em si, mas também a criação e visualização de diagramas que representam a estrutura e o fluxo desse processo. É possível desenvolver tanto diagramas macro, que oferecem uma visão geral e integrada do processo principal e suas interações com outros processos, quanto diagramas detalhados, que se aprofundam nas especificidades de cada atividade dentro do processo.

Figura 2-  Exemplo de formalização de processos no MD2 Quality Manager - Aprovação de crédito

Além disso, o MD2 Quality Manager permite definir a missão, visão, descrição do negócio e os resultados esperados para cada processo. Isso garante que todas as atividades estejam alinhadas com a cadeia de valor da empresa, fortalecendo a coesão e a direção estratégica.

Subprocesso

Um subprocesso é uma subdivisão de um processo maior, composto por um conjunto de atividades relacionadas que são executadas para produzir um resultado ou insumo específico, essencial para a continuação do processo principal e para a obtenção de seu objetivo final, facilitando a gestão e otimização de processos complexos por meio da segmentação em etapas mais gerenciáveis.

Figura 2-  Exemplo de formalização de subprocesso no MD2 Quality Manager - Aprovação especial de crédito

Atividade

Uma atividade em um processo de negócio refere-se a uma ação específica ou a um conjunto de operações de média complexidade que são executadas dentro de um processo ou subprocesso. Essas atividades são geralmente atribuídas a uma unidade organizacional particular e são projetadas para alcançar um resultado definido. No contexto de um processo de negócio, as tarefas representam os componentes essenciais do "o que" é feito para mover o processo adiante, contribuindo diretamente para a entrega de partes específicas de um produto ou serviço. A clara definição e execução de tarefas são cruciais para a eficiência e eficácia dos processos de negócio, garantindo que cada passo contribua adequadamente para os objetivos finais da organização.

Tarefa