Metodologia recomendada para formalização de processos e tratamento de dados

Introdução

A formalização de processos de negócio é uma etapa crucial para garantir a eficiência e a conformidade nas operações de qualquer organização. No cenário atual, onde a proteção de dados pessoais é fundamental, detalhar minuciosamente cada processo se torna ainda mais importante. O MD2 Quality Manager surge como uma ferramenta essencial para auxiliar as empresas na formalização dos processos de negócio, permitindo uma abordagem visual e estruturada que facilita a gestão e o tratamento de dados de maneira assertiva e conforme as exigências da LGPD.

Este documento apresenta como o MD2 Quality Manager pode ser utilizado para mapear e detalhar processos, subprocessos, atividades e tarefas, proporcionando uma visão clara e precisa do fluxo de dados dentro da organização. Através de uma formalização estruturada, é possível garantir que todos os tratamentos de dados estejam devidamente documentados e alinhados com as diretrizes da ANPD.

 Além disso, exploraremos a importância da melhoria contínua como um pilar fundamental para a evolução do programa de adequação à LGPD. A implementação de práticas de revisão e atualização constantes assegura que os processos permaneçam em conformidade com as normas e melhores práticas, promovendo a segurança e a eficiência no tratamento de dados pessoais.

Formalização de processos

O MD2 Quality Manager disponibiliza recursos que permitem às empresas formalizar seus processos de maneira visual e estruturada. A seguir, apresentamos a lógica para a formalização dos processos:

• Estrutura organizacional 

• Processo (macro e detalhado)

  • Subprocesso

  • Atividade

  • Tarefa

• Recursos adicionais

Estrutura organizacional

A estrutura organizacional refere-se ao modo como uma empresa é dividida, organizada e gerenciada internamente. No MD2 Quality Manager, é possível cadastrar departamentos, setores e até subsetores, garantindo que cada nível da empresa esteja representado de acordo com a realidade operacional. Além disso, o sistema permite definir os papéis e responsabilidades dos colaboradores e gerenciar os privilégios de acesso aos módulos do sistema, assegurando uma administração eficiente e segura.

Processo

Segundo o PMBOK, Um processo de negócio é definido como um conjunto de ações e atividades inter-relacionadas que são executadas meticulosamente para alcançar um resultado, produto ou serviço específico. Essas atividades começam a partir de entradas (inputs) que, ao consumirem recursos, agregam valor ao serem transformadas em um bem, informação ou serviço desejado. Esse conceito é crucial para a entrega de valor tanto ao usuário final quanto à sociedade, alinhando-se com os objetivos estratégicos e operacionais da organização.

Figura 1- Formalização de processos no MD2 Quality Manager

No MD2 Quality Manager, a construção de um processo de negócio é amplamente facilitada através de funcionalidades que permitem não apenas o cadastro do processo em si, mas também a criação e visualização de diagramas que representam a estrutura e o fluxo desse processo. É possível desenvolver tanto diagramas macro, que oferecem uma visão geral e integrada do processo principal e suas interações com outros processos, quanto diagramas detalhados, que se aprofundam nas especificidades de cada atividade dentro do processo.

Figura 2-  Exemplo de formalização de processos no MD2 Quality Manager - Aprovação de crédito

Além disso, o MD2 Quality Manager permite definir a missão, visão, descrição do negócio e os resultados esperados para cada processo. Isso garante que todas as atividades estejam alinhadas com a cadeia de valor da empresa, fortalecendo a coesão e a direção estratégica.

Subprocesso

Um subprocesso é uma subdivisão de um processo maior, composto por um conjunto de atividades relacionadas que são executadas para produzir um resultado ou insumo específico, essencial para a continuação do processo principal e para a obtenção de seu objetivo final, facilitando a gestão e otimização de processos complexos por meio da segmentação em etapas mais gerenciáveis.

Figura 3 -  Exemplo de formalização de subprocesso no MD2 Quality Manager - Aprovação especial de crédito

Atividade

Uma atividade em um processo de negócio refere-se a uma ação específica ou a um conjunto de operações de média complexidade que são executadas dentro de um processo ou subprocesso. Essas atividades são geralmente atribuídas a uma unidade organizacional particular e são projetadas para alcançar um resultado definido. No contexto de um processo de negócio, as tarefas representam os componentes essenciais do "o que" é feito para mover o processo adiante, contribuindo diretamente para a entrega de partes específicas de um produto ou serviço. A clara definição e execução de tarefas são cruciais para a eficiência e eficácia dos processos de negócio, garantindo que cada passo contribua adequadamente para os objetivos finais da organização.

Tarefa

Uma tarefa é algo elementar dentro de um processo, considerada atômica porque não é passível de subdivisão em componentes menores. Ela representa a decomposição das atividades, situando-se no nível imediatamente inferior a uma atividade. As tarefas são responsáveis por detalhar o "como" algo é feito dentro do processo, especificando as ações concretas que devem ser realizadas para alcançar um determinado resultado ou contribuir para uma atividade maior.

Detalhamento de Processos com o MD2 Quality Manager

O MD2 Quality Manager permite que as empresas não se limitem apenas a uma visão de alto nível proporcionada pela cadeia de valor, mas avancem no detalhamento de cada processo. Através do MD2 Quality Manager, é possível não apenas identificar os macroprocessos, mas também desdobrá-los em processos mais específicos, que são subsequentemente divididos em subprocessos e detalhados até o nível das tarefas. Esta abordagem granular assegura uma compreensão profunda e uma gestão eficaz dos fluxos de trabalho, elevando a precisão na execução e a eficácia na entrega de resultados.

Figura 4 -  Hierarquia de processos

Principais recursos do módulo de processo

• Orientações gerais: Ao cadastrar um processo, iniciamos com as informações gerais, estabelecendo a identidade do processo descrevendo a missão, visão e os resultados esperados. Essa etapa é fundamental para alinhar as expectativas e definir o escopo do processo.
• Organograma e diagramas de processo: Após as definições iniciais, iniciamos a modelagem do processo. Criamos um organograma que detalha papéis e responsabilidades, além de diagramas que mapeiam as tarefas principais, oferecendo uma visão clara e organizada de cada processo.
• Vídeos orientativos: Em um mundo digital, a informação visual é essencial. Por isso, o MD2 Quality Manager permite anexar vídeos aos cadastros de processos. Esses vídeos são ferramentas poderosas para treinamento e integração, destacando instruções e pontos críticos, como a proteção de dados, de forma rápida e eficaz.
• Documentações: Para complementar a modelagem, cadastramos Instruções de Trabalho, documentos que padronizam a execução das atividades mapeadas, assegurando qualidade e conformidade, além de otimizar a produtividade da equipe.
• Riscos: Identificamos e priorizamos os riscos do processo utilizando o FMEA, metodologia integrada às normas ISO 31.000 e 31.010 de gestão de riscos. Isso nos permite estabelecer um grau de prioridade para cada risco com base em critérios de Gravidade, Ocorrência e Detecção.
• Checklists: Os Checklists de auditoria são essenciais para avaliar a conformidade dos processos. Criamos itens de checklist para auditorias internas e para atender a certificações de mercado como ISO, NIST, entre outras, garantindo a aderência a padrões de excelência.