Avaliações Complementares

Objetivo:

Permitir que o usuário crie, personalize e encaminhe formulários de avaliação, incluindo lógica condicional para adaptar as ações de acordo com as respostas fornecidas. Essas avaliações são vinculadas a processos de tratamento de dados, garantindo maior precisão e relevância na coleta de informações.

Resultados Esperados:

• Criação de formulários dinâmicos e personalizados.
• Aplicação de lógica condicional para conduzir fluxos diferentes de resposta.
• Vinculação das avaliações a processos de tratamento de dados.
• Envio das avaliações a respondentes internos e externos, por meio de link exclusivo.
• Registro automático das respostas no sistema, com base em critérios previamente definidos.
• Classificação das avaliações como aprovadas ou reprovadas, direcionando ações subsequentes.

Pré-requisitos:

• Licença MD2 Quality Manager Blue ou superior.

• Perfil de usuário com permissão para criação de avaliações.

• Módulo “Avaliações” habilitado no sistema.

• Configuração do Portal de avaliações.

Grupo com Permissões Adequadas: Certifique-se de estar associado a um grupo que tenha permissões de acesso e gravação no módulo Processo > Tratamento de Dados. Na sequência ative as permissões referentes as avaliações.

   

Após verificar e garantir que você atenda a esses pré-requisitos, você estará pronto para iniciar o processo de configuração e criação de avaliações.

Criando Formulário de Avaliação

O primeiro passo para utilizar este recurso (Avaliações), é criar um formulário que será base para o preenchimento do respondente.

Procedimento

Como acessar: Gestão de dados > Formulário de avaliação

Clique em: Cadastrar formulário  

Para a construção do formulário, o usuário irá navegar pelas abas de cadastro: Geral - Seções - Ramificação - Parametrizações.

Geral

Nome do formulário: Defina o título para a avaliação. O campo permite até 255 caracteres.

Descrição do formulário: Informe uma descrição para a avaliação. O campo permite até 1024 caracteres.

Status do formulário:

Em andamento - Formulário ainda em construção, aberto para edição.

Ativo - Formulário pronto para uso, bloqueado para edições.

Inativo - Formulário bloqueado para uso.

Cabeçalho: Campo destinado ao conteúdo adicionado no topo da avaliação.

Encerramento: Campo destinado ao conteúdo adicionado na finalização da avaliação.

Seções

Clique em: Nova seção

  Informe o nome e a descrição da seção criada. O usuário pode criar quantas seções quiser e posteriormente reordena-las.

A próxima etapa na construção da avaliação é a criação das perguntas que estarão dentro da seção. Cada seção pode conter múltiplas perguntas, que podem ser adicionadas, editadas, reordenadas ou removidas.

Clique em: Nova pergunta

Nome da pergunta: Informe o texto/enunciado para a pergunta da avaliação.

Tipo da pergunta: Escolha qual tipo de pergunta irá utilizar, as opções são: Data, Hora, Escolha Simples, Escolha múltipla, Numérica, Texto curto e Texto longo

Descrição informativa da pergunta: Informe o texto descritivo para a pergunta, ou seja, que oriente o respondente no momento do preenchimento.

Descrição de como o avaliador deve analisar a resposta: Adicione um texto explicativo, informando ao avaliador quais são os principais pontos para analise da resposta.

A pergunta é obrigatória?: Acione a flag caso a pergunta em questão seja de preenchimento obrigatório. Caso o respondente não coloque nenhuma informação no campo, não será possível enviar a avaliação.

Para salvar é necessário clicar em: 

E caso queira excluir a pergunta cadastrada, apenas clique no botão "lixeira" e confirme a exclusão.

Ramificações

Após a criação das perguntas e seções, configure a lógica condicional, determinando quais perguntas ou seções aparecerão de acordo com a resposta anterior.

A configuração das ramificações podem ser realizadas utilizando os campos: Ramificação e Ações.

Opções de edição dos campos:

Ramificação: Avançar, Fim do formulário, Perguntas da mesma seção e Perguntas de outra seção (Quando existirem).

Ações: Utilize as setas, para cima e para baixo para reordenar as perguntas nas seções.

OBS: Qualquer alteração na ordenação de seções, perguntas ou opções irá RESETAR toda a configuração associada a ramificação.

Parametrizações

Usuário responsável: Informe quem será o usuário responsável pelo atendimento do formulário. A lista suspensa exibirá a lista de usuários cadastrados no sistema.

Habilita dias SLA: Caso o usuário escolha ativar a flag, o responsável atribuído para analisar as respostas da avaliação terá um período definido para a atividade.

OBS: Caso o usuário não informe o SLA, a aplicação irá utilizar o parâmetro 'DiasSLATarefaAvaliacao' para a vigência da tarefa.

Versões

A aba versões oferece ao usuário, a possibilidade de, uma vez que a avaliação já tiver sido utilizada (respondida), realizar alterações mantendo o histórico das versões anteriores.

Os números da versão em cinza são as mais antigas e o número em verde, corresponde a versão vigente.

OBS: A aba versões só será exibida quando a avaliação já tiver sido utilizada, caso ainda esteja sem vínculos com processos, o usuário pode alterar/editar a versão vigente.

Realizando uma Avaliação

Para realizar uma avaliação, é necessário acessar o módulo de Gestão de dados > Processo de tratamento de dados e selecionar um processo.

Com seu processo de tratamento de dados aberto, você deve acessar a aba "Avaliações". Os próximos passar são, primeiro escolher o formulário de avaliação que irá utilizar, adicionar os respondentes da avaliação e informar a vigência da avaliação.

Formulário: O campo formulário exibe uma lista suspensa com todos os formulários ativos cadastrados.

Respondentes: O campo respondentes exibe uma lista suspensa com todos usuários cadastrados, sejam internos (dentro da organização) ou externos (fora da organização).

Caso o nome do usuário não esteja na lista exibida, será necessário adicionar este usuário clicando no botão "Mais" (Adicionar usuário). 

Na sequência, será exibido um modal para cadastro do usuário externo. Clique em Adicionar.

Informe o nome e e-mail do usuário e depois clique em salvar.

O novo usuário aparecerá na lista com os respondentes que podem ser selecionados.

Caso queira excluir o usuário, basta clicar no botão "lixeira" e confirmar a exclusão.

Vigência da avaliação: Adicione um número neste campo, para definir quando o link de sua avaliação vai expirar (Valor em dias).

Após preencher as informações, o usuário deve clicar em salvar.

Importante salvar também o processo de tratamento de dados para que o link fique disponível para cópia e para ser encaminhado para o destinatário.

Respondendo uma avaliação

Após o disparo da avaliação, o(s) destinatário(s) terão acesso ao link para realizarem o preenchimento.

As opções para navegação no formulário durante o preenchimento são:

Salvar: Este recurso salva o andamento do preenchimento das respostas até a página utilizada.

Avançar: Avança para a próxima página da avaliação (quando existir).

Voltar: Volta para página anterior da avaliação.

Enviar: Finaliza e encaminha a avaliação para o emissor, para posterior análise e feedback (quando necessário).

OBS: Após clicar no botão enviar, não será possível editar a avaliação.

Recebimento, Revisão e Aprovação/Reprovação

As respostas enviadas ficam registradas automaticamente no sistema.

O responsável pela avaliação pode revisar as respostas, atribuir critérios de conformidade, e adicionar comentários.

Existem duas abas para esta etapa, são elas:

Avaliação: Na aba de avaliação, são exibidos informações gerais do formulário, além de todas as seções com as perguntas, respostas, critérios de avaliação e o campo para marcar o status de conformidade.

Existe ainda o campo Comentários, onde o avaliador pode registar informações sobre a resposta analisada.

Controle e conclusão: Nesta aba o sistema exibe o total de respostas do formulário, bem como uma parcial sobre os status de conformidade aplicados para cada uma delas.

A avaliação pode ser marcada como Aprovada ou Reprovada, direcionando o fluxo subsequente do processo de tratamento de dados. Enquanto estiver sendo analisada, é importante mantê-la Em andamento.

O responsável pode ainda encaminhar uma notificação/feedback para o respondente, utilizando o campo Feedback da avaliação.

Para criar uma mensagem ou utilizar um template já definido previamente, o usuário deve clicar no botão "Mais" ou "Incluir feedback". 

Caso queira alterar o e-mail para a mensagem, o usuário deve clicar no checkbox "Notifica autor/requisitante?". Para que seja exibido o campo de preenchimento de e-mail.

OBS: O e-mail exibido, por padrão, é o mesmo do cadastro do respondente.

Mesmo direcionando a avaliação para aprovada ou reprovada, encaminhado notificações para os respondentes, a avaliação ainda não esta sinalizada como concluída no sistema, ou seja, ainda é possível realizar alterações.

Para concluir, é necessário clicar no checkbox "Concluir essa avaliação?" e depois clicar em salvar. Com isso, a avaliação fica bloqueada para edição, apenas disponível para visualização.