Boas práticas da modelagem de processos de negócio

Introdução

Este Padrão de Modelagem contém as definições gráficas, simbologia e notação para as iniciativas de modelagem de processos, com o objetivo de obter a padronização, coesão e consistência das informações inseridas nos projetos da MD2 Consultoria.
O documento apresentará de forma prática, proporcionando a orientação inicial necessária para os envolvidos no mapeamento de processos.
Relacionamos os padrões de modelagem, conceitos, diagramas, os objetos e configurações iniciais da ferramenta MD2 Quality Manager. Deve ser utilizado como um guia por todos os envolvidos na gestão de processos e em projetos.
Para a atualização e a evolução deste Padrão de Modelagem é utilizado o depoimento dos colaboradores, prestadores de serviço, analistas de processos, clientes e todos que de alguma forma conheçam e estejam envolvidos em projetos e gestão de processos.    

Conceitos e Definições

- Gestão de Processos ou BPM - Business Process Management: (Gestão de Processos de Negócio) metodologia utilizada para modelar uma notação ilustrando o processo de uma maneira simples e clara.
- Diagramas: São representações gráficas que permitem a visualização simplificada de uma determinada realidade, promovendo, dessa forma, uma melhor compreensão dela. Os diagramas se estruturam com símbolos relacionados a diversos atributos, os quais são informações textuais que complementam a representação.

Processo de Negócio

Um processo de negócio é um conjunto de atividades ou tarefas estruturadas que são representadas por diagramas. A MD2 Consultoria utiliza o padrão BPMN - Business Process Model and Notation (Modelo de Processo de Negócios e Notação) para realizar a modelagem de seus processos. Abaixo apresentaremos os padrões da MD2 Consultoria para a criação de um processo.

Passo 1: Cadastrar o processo

Figura 1 - Cadastro de processo

Nome do processo: Deverá iniciar com a sigla do processo, que será formada pelas iniciais do nome do processo mais uma numeração de 3 dígitos, para diferenciar os processos que possuam as mesmas iniciais. O esquema detalhado pode ser visto na Figura 12 - Sigla dos processos.
Descrição da missão: É o detalhamento da razão pela qual o processo existe.
Descrição da visão: Visão de futuro de onde se espera chegar com o processo.
Descrição do negócio: Setores da empresa envolvidos com o processo.
Descrição do resultado: Resultado que se espera chegar com o processo.

Passo 2: Criar o Organograma    

Para a criação do desenho representativo do organograma, colocamos em destaque o maior nível hierárquico das áreas/setores em um tom mais escuro do restante assim ficando em evidência, conforme mostrado na Figura 2.

Figura 2 - Padrão de criação de cronograma.

Passo 3: Diagrama Macro ou Detalhado

Para o desenvolvimento dos Diagramas Macro e Detalhado a MD2 possui como notação metodológica o BPMN, que se trata de uma série de ícones padrão para o desenho de processos, o que facilita o entendimento do usuário. Ambos os diagramas possuem um padrão a ser seguido, a Tabela 1 detalha as representações gráficas e as cores padrões utilizadas. 

Tabela 1 - Objetos de representação de processo.

Apresentado os recursos utilizados para elaborar os diagramas, o próximo tópico aborda boas práticas na utilização dos objetos.

BOAS PRÁTICAS DE UTILIZAÇÃO 

A cada alteração realizada no processo, devemos clicar em “Salvar”, garantindo que as informações não se percam. Tanto no desenho do fluxo de processos de negócios como na descrição de processo no MD2 Quality Manager.
As tarefas/atividades devem ser desenhadas dentro da lane (raia) responsável por elas, com a descrição iniciada por número que representa a ordem de execução e com verbo no infinitivo dando uma ideia de que a ação será realizada. Conforme a Figura 3.

Figura 3 - Utilização das tarefas/atividades.

OBS1: Cada atividade deve ser representada por um objeto, evitando-se colocar diversas atividades dentro do mesmo objeto conforme exemplo na Figura 4:

(a)

(b)

Figura 4 - Apresentação de separação de tarefas – (a) tarefas em um mesmo objeto, (b) tarefas separadas e mais de um objeto.

OBS2: O fluxo de sequência (linha de conexão) tem que ficar com “X” nas extremidades onde apresenta que as tarefas/atividades estão conectadas. Exemplificado na Figura 5.

Figura 5 - Apresentação de conexão das tarefas.

Na Figura 6, visualizamos as tarefas/atividades executadas em um ambiente externo dos processos, a mesma deverá ser desenhada com uma piscina separada da que representa o ambiente interno e o fluxo de sequência (seta que liga as tarefas) deverá ser pontilhada.

Figura 6 - Apresentação de utilização de tarefa externa.

O gateway de decisão representa o caminho a ser seguido, de acordo com a decisão. Vale lembrar que o gateway de decisão sempre oferecerá dois ou mais caminhos como alternativa; onde o processo deverá fluir por apenas um dos caminhos, no caso de gateway exclusivo; poderá fluir por um ou mais caminhos simultaneamente, no caso do inclusivo; ou deverá obrigatoriamente percorrer todos os caminhos de forma simultânea, no caso do paralelo. A Figura 7 traz os três possíveis decisores.

Figura 7 - Apresentação de utilização de gateway decisão.

Na Figura 8 é apresentado um exemplo de utilização do gateway exclusivo, apresentando 2 hipóteses para preenchimento de um formulário, que pode ser realizado de forma virtual ou física.

Figura 8 - Apresentação de utilização de gateway exclusivo

Na Figura 9, o primeiro gateway paralelo conecta a dois fluxos que serão executados em paralelo. Enquanto a tarefa “Escrever artigo” é realizada, as atividades “Selecionar imagens” e “Tratar imagens” também podem ser executadas. O segundo gateway faz a convergência dos fluxos, garantindo que a tarefa “Realizar diagramação” só seja executada depois que “Escrever artigo” e “Tratar imagens” tenham sido finalizadas.

Figura 9 - Apresentação de utilização de gateway paralelo.

O gateway inclusivo funciona como um “e/ou”, já que o caminho a ser seguido pode ser um e/ou outro de acordo com as informações e a lógica do negócio. A Figura 10 exemplifica essa situação:

Figura 10 - Apresentação de utilização de gateway inclusivo.

Na Figura 10, com o gateway inclusivo o usuário irá identificar a necessidade de um, dois, ou três dos documentos requeridos. Se para um processo em execução for identificada a necessidade da Negativa civil e Negativa criminal, mas não a de débitos, o processo seguirá pelas saídas “Negativa civil” e “Negativa criminal”, mas não pela “Certidão negativa de débitos”.
3.1.8. Apresentamos a utilização do envio e recebimento de Link e a tarefa que representa uma atividade que possui uma periodicidade de acontecimentos na Figura 11. A geração dos relatórios de acesso acontece mensalmente para a auditoria interna que possui um link para a avaliar a existência de contas de usuários desligados ativos.

Figura 11 - Apresentação de utilização de link e tarefa de tempo.