Boas práticas da modelagem de processos de tratamento de dados

Introdução

Este Padrão de Modelagem contém as definições gráficas, simbologia e notação para as iniciativas de modelagem de processos, com o objetivo de obter a padronização, coesão e consistência das informações inseridas nos projetos da MD2 Consultoria.
O documento apresentará de forma prática, proporcionando a orientação inicial necessária para os envolvidos no mapeamento de processos.
Relacionamos os padrões de modelagem, conceitos, diagramas, os objetos e configurações iniciais da ferramenta MD2 Quality Manager. Deve ser utilizado como um guia por todos os envolvidos na gestão de processos e em projetos.
Para a atualização e a evolução deste Padrão de Modelagem é utilizado o depoimento dos colaboradores, prestadores de serviço, analistas de processos, clientes e todos que de alguma forma conheçam e estejam envolvidos em projetos e gestão de processos.    

Conceitos e Definições

- Fluxo de tratamento de dados pessoais: Representação gráfica do mapeamento de tratamento de dados pessoais dentro de um processo.

Processo de tratamento de dados

Fluxo de dados

O diagrama de fluxo de dados é considerado uma das principais ferramentas adotadas em um projeto de tratamento de dados. Ele consiste em uma representação gráfica de como as informações se movem em meio ao processo de tratamento. Possuem objetivos claros, que são:

•    Detalhar a descrição do sistema analisado;
•    Comunicar os usuários de forma clara e didática;
•    Identificar o fluxo de dados;
•    Delinear o escopo do projeto.

Com o conceito e objetivos já abordados, parte-se para o desenvolvimento do diagrama de fluxo de dados. Para desenvolver o diagrama é preciso seguir uma hierarquia e alocar de forma correta os ícones que representam cada “ator”. Na aba Tratamento de Dados, no MD2 Quality Manager, o segundo passo é onde o diagrama de fluxo deve ser desenvolvido. 

Para um bom desenvolvimento do digrama de fluxo de dados deve-se conhecer a funcionalidade dos objetos de conexão que são responsáveis pelas definições de origens, destinos e fluxos de dados. A apresentação e funcionalidades dos mesmos são mostrados na Tabela 2. 

Tabela 2 - Objetos de conexão

* Para o objeto “Fluxo de Dados” a informação “Dados a Preencher” é obrigatória. Deve-se completar todos os campos.

Com os objetos de conexão exibidos e detalhados é possível abordar alguns padrões referentes ao fluxo de tratamento. 

A sigla do processo, como pode ser visto na Figura 12, é formada pelas iniciais do nome do processo, sendo a mesma adotada no processo de negócios. Em seguida, uma numeração de 3 dígitos, que servirá para indicar a sequência a ser seguida e diferenciar os processos que possuam as mesmas iniciais. 

Figura 12 - Sigla dos processos.

A MD2 Consultoria utiliza de padrões para que possa ser garantida a qualidade do diagrama de fluxo e do produto. Inicialmente o tamanho dos ícones dos objetos de conexão contidos no diagrama devem ser os mesmos, para que se tenha um bom layout. A MD2 utiliza o tamanho 80 para largura e altura. Também não é recomendado a inclinação do ícone, onde deve ser mantido com um ângulo de 0°.

A seta de fluxo de dados é onde os dados contidos no fluxo são inseridos no tratamento. Para uma boa organização do diagrama, um padrão de sigla da área do processo e os números que indiquem a ordem com que cada tratamento é efetuado devem ser adicionados. A Erro! Fonte de referência não encontrada. mostra o padrão adotado pela MD2, onde a nomeação do fluxo é: MP001.01.01 – Entrar em contato

Figura 13 - Nomeação dos fluxos de dados do processo.

Pela Erro! Fonte de referência não encontrada. é possível notar que em “Nomeação do fluxo” o verbo deve sempre estar no infinitivo. Na “Sigla do processo”, “Sequência do fluxo” e “Subdivisão do fluxo” é recomendado não espaçar os caracteres devido a limitação da quantidade deles. Considerando a formatação das letras o padrão é de tamanho 12, posição centro e sempre acima da seta. 

Ao criar uma entidade usando o objeto “Sistema Interno” e nesse fluxo possua o armazenamento de dados, desenhar um fluxo ligando a entidade “Sistema Interno” a um banco de dados interno (o sentido do fluxo deverá ser sempre do sistema para o banco) e deve-se colocar o número do subprocesso. É de suma importância mencionar que o acesso ao banco de dados sempre ocorre através do sistema.  A Figura 14 ilustra essa representação.

Figura 14 - Padrão acessar banco de dados

É importante ressaltar que os objetos de conexão externa seguem a mesma premissa que os de conexão interna mostrados na Figura 14.

 Ainda para os objetos de conexão, quando o diagrama do fluxo de tratamento de dados possui uma ação via e-mail, o padrão adotado pela MD2 é utilizar o objeto de conexão Base de Dados Externo e nomeá-lo com o termo “Correio Eletrônico”. Considera-se que esses dados estarão salvos em nuvem. É importante perceber que quando o processo envolve duas ou mais entidades internas, todas elas devem indicar o banco de dados “Correio Eletrônico”. Onde, uma seta de fluxo representa a caixa de entrada do destinatário e a outra seta de fluxo os enviados do remetente. A Figura 15 exemplifica o padrão adotado.

Figura 15 - Representação padrão MD2 para e-mail no fluxo de dados Interno.

Já os processos que envolverem envio/recebimento de e-mail com entidades externas, o banco de dados “Correio Eletrônico” deverá ser criado e apenas a seta de fluxo para a entidade interna deverá representar o armazenamento, assim como mostrado na Figura 16.

Figura 16 - Representação padrão MD2 para e-mail no fluxo de dados Externo.

Para arquivos armazenados em computador, pen drive, CD’s, HD e arquivos físicos. Deve-se utilizar o objeto diretório interno/externo para representar esse tipo de entidade, conforme mostrado na Figura 17.

Figura 17 - Arquivos armazenados em Diretório.

Boas práticas de utilização

Para o preenchimento dos dados nos objetos de conexão, quando uma informação não for apresentada, a MD2 possui como padrão o preenchimento do campo com o termo “Indefinido”. A Figura 18 mostra o exemplo de uma informação não fornecida para o objeto de conexão Base de Dados. 

Figura 18 -Padrão MD2 campo sem informações. Dados ilustrativos.

O campo “Sigla”, em destaque na Figura 18, é preenchido com o termo “Indefinido”.

Como boa prática, recomenda-se colocar o texto do fluxo sempre acima da seta. Caso haja necessidade, o mesmo poderá ser colocado abaixo, porém nunca cortando o fluxo, como exibido na Figura 19. Esse ajuste é efetuado seguindo os seguintes passos: selecionar objeto (seta do fluxo de dados), posteriormente clicar em “Texto” no canto direito da tela, e por fim selecionar a opção “Fundo”, representada pela seguinte figura: 

(a)

  (b)

Figura 19 - (a) Nome do fluxo cruzando, (b) Nome do fluxo acima da seta.

Com o intuído de manter um bom layout do diagrama de fluxo de dados, para cada objeto de conexão padronizou-se a utilização de, no máximo, três setas de fluxo   chegando ou saindo de cada lado do objeto. A Figura 20 exemplifica o padrão adotado. 

Figura 20 - Layout do nome do objeto

Quando o objeto de conexão apresenta uma configuração de até três setas por lado  , como na Figura 20, é importante alterar o layout do nome do objeto, fazendo com que ele apareça sobre as setas. Esse ajuste é efetuado seguindo os seguintes passos: selecionar objeto, posteriormente clicar em “Ordenar” no canto direito da tela e por fim selecionar a opção “Para a Frente”. 

Para os casos em que houver mais de 12 setas chegando em um mesmo objeto, onde teremos 3 setas em cada lado do objeto, assim como na Figura 21, deve-se duplicá-lo e dar continuidade ao mapeamento. Esta prática evita um mapa poluído, facilitando a leitura e interpretação por parte dos envolvidos.

Figura 21 - Duplicação de objeto.

Outra prática que permite uma boa leitura e interpretação do diagrama é o não cruzamento de setas de fluxo durante o desenvolvimento. É recomendado a quebra da seta de fluxo, de forma a evitar o cruzamento. Na Figura 22 é exemplificada a situação.

(a)

(b)

Figura 22 - (a) Com cruzamento. (b) Com quebra da seta de fluxo.

Além de evitar o cruzamento de setas mostrado na Figura 22, outra boa prática recomendada é não nomear a seta de fluxo na vertical como apresentado na     Figura 23. Sempre que ocorrer a quebra deve-se escrever a “Sigla da área do processo”, “Número do fluxo” e “Número da subdivisão do fluxo” na horizontal. Por fim, mesmo que o desenvolvedor não faça o cruzamento de setas, deve-se evitar a inclinação delas, sempre priorizando a quebra.

                       (a)                                             (b)

 

Para garantir a conexão entre objetos, a seta de fluxo deve ser vinculada aos quadrados verde ou azul que aparece entorno das entidades. Esses quadrados representam duas maneiras distintas de conexão. Quando a seta de fluxo é conectada a um objeto, e a opção de conexão é via quadrado da cor verde, ao mover o objeto, o ponto de conexão ficará fixo, ou seja, não se movendo ao redor do objeto. Já para a opção de conexão via quadrado azul, quando o objeto é movido após o vínculo de conexão citado acima, o ponto se move ao redor do objeto. A Figura 24 e Figura 25  apresentam as situações de conexões para quadrados de cor verde e azul respectivamente.

(a)

 

(b)

Figura 24 - Conexão entre objetos quadrado verde. 
(a) conexão entre objetos via quadrado da cor verde (b) exemplo quando objeto é movido após conexão via quadrado da cor verde.

 

(a)

 

(b)

 

Figura 25 - Conexão entre objetos quadrado verde. 
(a) conexão entre objetos via quadrado da cor azul (b) exemplo quando objeto é movido após conexão via quadrado da cor azul.

 

Em alguns casos, o perfil do Titular pode aparecer na planilha como um nome do responsável pela atividade. Não devemos utilizar nomes próprios em nenhum campo, mas sim a designação do papel que representa, como representado na Erro! Fonte de referência não encontrada., abaixo:

(a)

(b)

Figura 26 - Indicação do Perfil. (a) não recomendado. (b) recomendado.

 

Ao preencher as informações sobre dados pessoais processados, separar por ponto e vírgula ( ; ), como exemplo abaixo:

Figura 27 - Separação de dados pessoais por ponto e vírgula ( ; ).

 

Ao preencher as informações, usar a primeira letra maiúscula e as outras palavras em minúsculo (exceto quando for algum nome próprio). Conforme apresentado na Figura 28.

 

(a)

(b)

Figura 28 - Grafia das informações. (a) não recomendado. (b) recomendado.

 

 Quando o campo a ser preenchido for “Localização”, recomenda-se preencher com a palavra “Interna” caso a entidade for interna e com “Externa” caso a entidade for externa. Entretanto, existem situações em que o campo “Localização” poderá ser preenchido com nomes de localidades, como por exemplos: nome do País, Estado, Cidade e bairro, dependendo da riqueza das informações. A Figura 27 exemplifica o preenchimento do campo.

 

(a)

     (b)

 

Figura 29 - Localização do objeto. (a) objeto Interno. (b) objeto Externo.